Política de Tratamiento de Datos Personales

Solución PC S.A.S. (en adelante, "Solución PC" o "PropieApp"), en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que las modifiquen o adicionen, pone a disposición de los Titulares de datos personales la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

2. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (ej. origen racial, salud, orientación política o religiosa, biometría). PropieApp no solicita ni recolecta intencionalmente datos sensibles.
• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento (ej. un residente, un administrador, un visitante de la web).
• Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: quien realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para tratar sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento.

3. A quién aplica esta política

Esta política aplica a dos grupos de Titulares, con un tratamiento diferenciado:

1. Visitantes y contactos comerciales de este sitio web (personas que diligencian el formulario de contacto, la calculadora de precios o escriben por WhatsApp/correo solicitando información de PropieApp).
2. Usuarios de la plataforma PropieApp: administradores, miembros de consejo/comité, personal de contabilidad, vigilantes, propietarios y residentes de los conjuntos residenciales que contratan el servicio (en adelante, los "Conjuntos Clientes").

4. Qué datos tratamos

4.1 En el sitio web (visitantes y prospectos)

• Nombre completo, correo electrónico, número de teléfono/WhatsApp.
• Nombre del conjunto residencial y número aproximado de unidades.
• Módulos de interés y mensajes escritos en el formulario de contacto.

4.2 Dentro de la plataforma PropieApp (Conjuntos Clientes)

• Datos de identificación y contacto de administradores, consejo, comité, contabilidad, vigilantes y residentes (nombre, correo, teléfono, usuario y contraseña cifrada).
• Información de los inmuebles (torre/bloque, apartamento, propietario, arrendatario, vehículos, mascotas).
• Registros operativos generados por el uso de los módulos contratados: reservas de zonas comunes, ingresos y salidas de visitantes (minuta), paquetes recibidos, casos de PQR y de convivencia, autorizaciones, inventario del conjunto y tickets internos de trabajo.

5. Finalidades del tratamiento

5.1 Datos de visitantes de la web

• Responder solicitudes de información, cotización o demostración del servicio.
• Elaborar propuestas comerciales y dar seguimiento comercial (incluyendo por WhatsApp y correo electrónico).
• Fines estadísticos y de mejora del sitio web.

5.2 Datos de usuarios de la plataforma (Conjuntos Clientes)

• Permitir el funcionamiento de la plataforma y de los módulos contratados por cada conjunto (autenticación, asignación de roles, envío de notificaciones por correo).
• Generar los registros, reportes e informes propios de cada módulo (ej. actas de convivencia, informes de gestión administrativa, indicadores de tickets).
• Facturación del servicio contratado por el Conjunto Cliente.
• Soporte técnico y atención de incidencias.

6. PropieApp como Encargado del Tratamiento

Respecto de los datos personales de propietarios, residentes y personal de cada Conjunto Cliente, Solución PC S.A.S. actúa como Encargado del Tratamiento, y cada conjunto residencial o administradora que contrata la plataforma actúa como Responsable del Tratamiento de los datos de sus propios residentes y colaboradores.

Esto significa que:

• El Conjunto Cliente es quien decide qué datos ingresa a la plataforma y para qué los usa, y es responsable de contar con la autorización de sus residentes y colaboradores para dicho tratamiento.
• Solución PC S.A.S. únicamente trata esos datos siguiendo las instrucciones del Conjunto Cliente, para prestar el servicio contratado, con las medidas de seguridad descritas en esta política, y no los usa para fines comerciales propios ni los transfiere a terceros distintos de sus proveedores tecnológicos necesarios para operar el servicio (ej. hosting, envío de correos).
• Cada Conjunto Cliente puede, en cualquier momento, solicitar la exportación completa de la información de su conjunto o su eliminación definitiva de la plataforma.

7. Derechos del Titular (Habeas Data)

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo Titular de datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Cuando el Titular sea residente, propietario o colaborador de un Conjunto Cliente, dicha solicitud debe dirigirse en primer lugar al respectivo conjunto o administradora (Responsable del Tratamiento); Solución PC S.A.S., como Encargado, atenderá las solicitudes que el Conjunto Cliente le traslade, o directamente las que reciba, conforme a la ley.

8. Cómo ejercer sus derechos

Puede ejercer sus derechos escribiendo a propieapp@solucionpc.co o al WhatsApp 314 292 5295, indicando su nombre completo, el dato o documento de identificación, una descripción clara de los hechos y el derecho que desea ejercer.

• Consultas: se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos: se resolverán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales cuando sea necesario.

9. Seguridad de la información

Solución PC S.A.S. implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso fraudulento o alteración, entre ellas:

• Contraseñas almacenadas mediante algoritmos de cifrado (hash), nunca en texto plano.
• Control de acceso basado en roles: cada usuario solo ve la información y los módulos que corresponden a su rol dentro de su propio conjunto.
• Aislamiento de la información entre conjuntos residenciales: un conjunto nunca puede ver los datos de otro conjunto dentro de la plataforma.
• Conexiones cifradas (HTTPS) entre el navegador y la plataforma.
• Copias de respaldo periódicas de la información.

10. Transferencia y transmisión internacional de datos

Para la prestación del servicio, la información de la plataforma se aloja en servidores de proveedores de infraestructura tecnológica (hosting) que pueden estar ubicados fuera del territorio colombiano. Al aceptar esta política y/o al contratar el servicio, el Titular y el Conjunto Cliente autorizan dicha transmisión y/o transferencia internacional de datos, la cual se realiza exclusivamente para permitir el funcionamiento técnico de la plataforma (almacenamiento y procesamiento), bajo las mismas finalidades descritas en esta política y exigiendo a dichos proveedores estándares de seguridad y confidencialidad razonables, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

11. Cookies y tecnologías similares

Este sitio web puede utilizar cookies propias y de terceros, así como scripts de mensajería tipo chat, con fines estadísticos (conteo de visitas) y para mejorar la experiencia de navegación. Usted puede configurar su navegador para bloquear o eliminar estas cookies; sin embargo, algunas funcionalidades del sitio podrían verse afectadas.

12. Datos de menores de edad

Este sitio web no está dirigido a menores de edad y no recolecta intencionalmente datos personales de menores a través de los formularios de contacto. Dentro de la plataforma PropieApp, un Conjunto Cliente podría registrar información básica de menores de edad como habitantes de un inmueble (ej. dentro del grupo familiar); en dichos casos, corresponde al Conjunto Cliente, como Responsable del Tratamiento, contar con la autorización de los padres, representantes legales o acudientes, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

13. Vigencia

Las bases de datos que administra Solución PC S.A.S. tendrán vigencia por el tiempo en que se mantenga la relación comercial con el Titular o el Conjunto Cliente, y posteriormente por el término necesario para cumplir obligaciones legales, contables, tributarias o para atender eventuales requerimientos de autoridades competentes.

14. Cambios a esta política

Solución PC S.A.S. podrá modificar esta política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán informados a través de este mismo sitio web, indicando la fecha de la última actualización en la parte superior del documento.